Tekniikoita merkityksellisten keskustelujen käymiseen

Muutosjohtamisen työkalupakkiin kuuntelemisen taitoa ja dialogisuutta

Muutamassa aiemmassa postauksessa olemme kollegani Jaana Raukolan kanssa viitanneet Jamkin opekorkean toteuttamaan Esimies muutostarinan rakentajana -valmennukseen johon olemme JYMY-porukalla osallistuneet. Valmennuksessa olemme saaneet oppia ja harjoitusta erityisesti dialogin ja merkityksellisten keskustelujen voimasta. Ja kuten olemme kertoneetkin, näitä oppeja olemme jo ahkerasti testanneet käytännössä, omissa työyhteisöissämme. Tässä tekstissä jaamme saamiamme oppeja myös tämän blogin lukijoille!


Dialogisuuden yleisenä ohjenuorana on 5K-lista:

1. Keskity (ole läsnä)
2. Kunnioita
3. Kuuntele
4. Kysy (tiedustele uraauurtavasti)
5. Kannusta (huomaa hyvä) 

Coaching-kolmio

Osallistujat jaetaan kolmen hengen pienryhmiin. Jokaisessa ryhmässä on kolme roolia: kuuntelija/kyselijä, kertoja ja havainnoija. Kaikki osallistujat ovat vuorollaan jokaisessa roolissa, kesto on esimerkiksi 15 min. jonka jälkeen vaihdetaan roolia. Kuuntelija ja kertoja asettuvat niin, että heillä on toisiinsa luonteva katsekontakti, havainnoija asettuu sivuun eikä ole suorassa katsekontaktissa kumpaankaan. Tilan on hyvä olla niin väljä, etteivät mahdolliset useammat ryhmät häiritse toistensa keskusteluja.

Kaikille annetaan sama kysymys keskusteltavaksi, meillä harjoituksessa se oli "mikä sinulle on tärkeää työssäsi juuri nyt?". Kertoja puhuu keskeytyksettä, ja vasta kun hän lopettaa, kuuntelija tekee kannustavia, kertomukseen liittyviä kysymyksiä. Kysymykset ovat siis tyyliä: haluatko kertoa tarkemmin.., mitä muuta tärkeää.., mainitsit xx-asian mistä luulet sen johtuvan, miten luulet kertomasi xx-asian vaikuttavan.. Ja jos tuntuu, että kysymykset ehtyvät, voi aina kysyä "mitä muuta minun pitäisi sinulta kysyä?". Kuuntelija/kyselijä ei siis varsinaisesti ota kantaa kerrottuihin asioihin tai lähde ratkaisemaan niitä, vaan auttaa kertojaa avaamaan omia ajatuksiaan. Havainnoija ei osallistu keskusteluun lainkaan, vaan kirjaa itselleen hyviä kysymystekniikoita sekä myös tärkeitä asia-asioita, joita keskustelussa tulee esille. Havannoijan huomiot esille nousseista asioista ovat yleensä arvokasta syötettä ja tietoa esimiehille ja johtajille.

Omassa harjoituksessamme 15 minuutin roolitus oli varsin sopiva ja ainakin omalla kohdallani oli hienoa ja vähän yllättävääkin huomata, miten jo noinkin lyhyessä ajassa oli mahdollista käydä ikäänkuin pika-kehityskeskustelu. Omassa kuuntelijan roolissani eniten haastetta aiheutti ohje olla kommentoimatta itse asiaa tai olla esittämättä siihen omia ratkaisuehdotuksia 😅 Testasin mentelmää myös oman tiimini, Gradian hanke- ja kehittämispalvelujen, kokouksessa. Osallistujien kokemus ja palaute tilanteesta oli kannustavaa tyyliin; tällaiset keskustelut ovat kaikkein tärkeintä, näitä pitäisi jatkaa ja tästä tuli hyvä mieli. Menetelmä sopii varmasti hyvin myös esimerkiksi ryhmäkehityskeskusteluun. Tällä 15 minuutin roolituksella menetelmän kesto on yhteensä noin tunti, sisältäen alkuohjeistuksen ja yhteenvetoa lopussa.

Coaching-kolmio

Dialogia "vuorolappujen" avulla

Toinen harjoittelemamme dialogimenetelmä perustui jokaiselle osallistujalle annettaviin lappuihin tai kortteihin, näitä voi olla esimerkiksi viisi/hlö. Keskustelu käydään pienryhmässä, jossa voi olla kolmesta neljään osallistujaa. 

Kaikilla on taas sama keskusteluteema, jonka fasilitaattori antaa. Ajankohtainen aihe voisi olla vaikkapa "miten sinä ymmärrät osaamisperusteisuuden ja sen johtamisen?" Ideana on, että puheenvuoron saa vain laittamalla lapun pöydälle. Tässäkin menetelmässä vain yksi puhuu kerrallaan ja muut kuuntelevat keskeyttämättä. Ideana ja tavoitteena tietysti on, ettei tilanne muodostu yksittäisistä monologeista, vaan seuraava puhuja/puheenvuoron ottaja liittyy edelliseen puheenvuoroon. Puheenvuoro tulisikin ottaa siksi, että itsellä on jatkoajatus, kommentti ja/tai kysymys juuri edelliseen tai edellisiin puheenvuoroihin liittyen. Menetelmän kesto riippuu puheevuorojen (lappujen) määrästä/osallistuja sekä tietysti puheenvuorojen pituudesta. Lähtökohtaisesti tämä mentelmä on kuitenkin ajallisesti tiivimpi kuin yo. coaching-kolmio.Myös tämän menetelmän koetaan pitävän keskustelua tiivisti "oikeassa asiassa" ja kuulluksi tulemisen tunne on ollut vahvempi kuin tavallisessa, vapaassa keskustelutilanteessa. 

Normaalissa keskutelussahan me lähdemme helposti puhumaan jopa toistemme päälle tai päättämään toistemme lauseita omalla puheella. Selvää on, että tällaisten, kuuntelutaitoa harjoittavien ja puheoikeutta rajoittavien menetelmien avulla kaikilla on tasavertainen mahdollisuus saada äänensä ja ajatuksensa kuuluviin. Tämä saattaa rikkoa työyhteisön tai tiimin totuttuja rooleja ja keskustelukulttuuria. Menetelmien käyttäminen saattaakin vaatia fasilitaattorilta sisäistä tsemppausta, rohkeutta ja heittäytymistä. Mielessä mörkönä voi olla olla ajatus siitä, miten "ne eivät lähde tähän mukaan ja varmaan nauravat minut ulos lappuineni.." 

Mitä tahansa menetelmiä käytettäessä täytyykin aina muistaa, ettei niistä saa tehdä tilanteen pääpointteja, vaan perustella niiden käyttöä aidon dialogin mahdollistajina. Joskus me vain tarvitsemme tällaisia "temppuja" malttaaksemme aidosti kuunnella toisiamme, ja ehkäpä näin jopa avartaa omia ajatuksiamme!